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Juntas de trabajo productivas

Parecería ilógico suponer que en pleno 2017, con tantas plataformas virtuales de comunicación, chats, conferencias electrónicas, teléfonos celulares, correos electrónicos, etc., aún nos encontremos con problemáticas en el proceso de comunicación, pero es un problema que acoge a pequeñas, medianas y grandes organizaciones.

En un trabajo interdisciplinario, que implica decisiones colegiadas y dinámicas en equipo, es de suma importancia generar métodos efectivos de comunicación donde se logren establecer compromisos, mejorar continuamente los procesos, dar retroalimentación en tiempo y tomar decisiones para el alcance de los resultados de una organización.

Sería de suponerse que las Juntas de trabajo tendrían todo lo citado anteriormente como objetivo, sin embargo la realidad es otra. En muchas ocasiones estas juntas se convierten en una pérdida de tiempo de todos los integrantes, donde se genera un sentimiento de malestar y apatía.

Muchos autores hablan del deber ser de una junta efectiva, por lo que en Cori Consultores nos hemos dado a la tarea de generar NUESTRO decálogo de Juntas de Trabajo y lo compartimos con nuestros seguidores para hacer una aportación más a la eficiencia y crecimiento de sus organizaciones.

  1. Planteamiento de objetivos: El objetivo de la reunión debe ser claro e intentar que dicho objetivo esté bien acotado ya que de eso dependerá la creación de la agenda y la convocatoria a quienes verdaderamente podrán aportar a la junta.

 

  1. Establecimiento de la agenda: Dentro de la agenda se deberá considerar el planteamiento de los objetivos de la junta, establecimiento de las reglas de comportamiento en la junta, desarrollo de cada uno de los temas a tratar con el tiempo asignado a cada tema, tiempo para dudas, preguntas o comentarios y lectura final del borrador de la minuta para asegurarse del cumplimiento de la agenda y la asignación de fechas compromiso. En caso de juntas de más de una hora y media es conveniente dar recesos de 10 minutos para mantener la atención enfocada.

 

  1. Convocatoria: El organizador de la junta deberá enviar un comunicado formal (a través de correo electrónico preferentemente) a todos los participantes en la junta, asegurándose que las personas convocadas sean quienes aporten a los temas en la agenda información, cuestionamientos, retroalimentación o propuestas. La convocatoria deberá contener horario, fecha, lugar, agenda y participantes.

 

  1. Preparación: Es de suma importancia tener toda la información a presentar o revisar, con anticipación a la junta. En caso de tratarse de una participación activa como expositor de cada uno de los asistentes, lo ideal es que el organizador de la reunión conjunte dichas presentaciones en una sola antes de llegar a la junta, de esta manera se agiliza la reunión.

 

  1. Logística: La persona encargada de la organización de la junta deberá asegurarse de la disponibilidad del lugar, aseo, materiales de apoyo como plumas y hojas para tomar notas, coffe break si procede, y material de apoyo visual.

 

  1. Asignación de un moderador: En toda junta debe haber un moderador que será quién se asegure del cumplimiento de la agenda. Dicho moderador deberá intervenir en caso de que algún participante se esté excediéndose del tiempo, aborde temas que no están dentro de la agenda o divague en el objetivo de sus comentarios.

 

  1. Eliminación de distractores: Es muy importante evitar los distractores, ya que de eso depende el cumplimiento de la agenda y del objetivo de la junta. La sugerencia es asignar los celulares a algún asistente de Gerencia o dirección que pueda tomar el recado o filtrar las llamadas para pasar únicamente los casos de emergencia ya que en ocasiones el poner el teléfono en modo vibrador sigue siendo un distractor importante.

 

  1. Participación activa: En una reunión es importante que todos los asistentes den su punto de vista en cada uno de los temas a tratar en la agenda ya que de esto depende que la reunión sea productiva y verdaderamente interdisciplinaria; de lo contrario, un comunicado por parte del organizador de la junta dando a conocer un acuerdo unilateral sería el método de comunicación ideal en lugar de una junta de trabajo. Por otro lado, la fluidez, la espontaneidad y la simpatía, evitando monólogos, e inclusive con algunas “dosis de humor”, permite que el mensaje llegue con mayor eficacia a todos los participantes.

 

  1. Acuerdos: Ante todos los temas a tratar que generen retroalimentación, deberá generarse algún acuerdo, con un responsable asignado y una fecha compromiso de término. En caso de que algún tema desate la polémica y se visualice que pudiera extenderse la discusión, ese tema deberá asignarse dentro de la minuta como un punto de análisis, y agendar una futura reunión para discutirlo a detalle.

 

  1. Minuta: La minuta de la junta deberá ser recabada por el moderador con todos los acuerdos establecidos y será enviada a todos los participantes en 48 horas como máximo.

Lic. Monserrate Muñoz González

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